Un simple changement d’adresse, le déménagement d’entreprise ? Il serait faux de le penser. Les bureaux ou les locaux que l’on choisit sont le reflet d’une certaine stratégie, d’une image de professionnalisme. De quoi faire réfléchir l’entrepreneur qui doit en outre composer avec le stress qu’induit ce bouleversement sur son activité. Heureusement, il peut compter sur les sociétés de déménagement.
Entreprise : réussir son déménagement de locaux
Les locaux sont trop petits et ne permettent pas à l’activité de se développer ? Les collaborateurs sont sans doute bien conscients de cela, puisqu’ils y travaillent tous les jours. Pourtant, la décision de déménager doit leur être communiquée.
Il est important de prendre en considération les questions que ce changement implique dans leur vie personnelle : vont-ils devoir déménager, est-ce que cela les rapproche au contraire de leur habitation pour certains d’entre eux, est-ce qu’ils vont retrouver un bureau ou un openspace ? Tous ces points doivent être discutés.
Quand cela est fait, il est primordial de mettre un planning en place pour respecter les différentes étapes qui vont baliser le processus du déménagement : plus une entreprise est de grande taille, plus le déménagement prend du temps (parfois plus d’un an).
Ensuite, il convient de se rapprocher d’une entreprise de déménagement pour demander un devis. Comme dit, ce contact doit être effectué bien en amont afin que les déménageurs puissent déterminer l’ampleur de la tâche qui les attend mais aussi quels moyens humains et techniques sont à échoir à ce changement d’adresse.
Déménager une entreprise : les choses à retenir
Un cahier des charges est à préparer pour la société de déménagement qui a besoin de connaitre différentes données relatives à l’entreprise afin de pouvoir élaborer un devis personnalisé. Tout comme pour les particuliers, on peut se contenter d’un simple transport ou demander des options de confort comme le démontage et remontage des meubles et des étagères de stockage etc…
Certains prestataires peuvent proposer des options très intéressantes pour les professionnels comme le stockage temporaire, mais chaque structure de déménagement est différente.
Changer de lieu de production, d’endroit où recevoir ses clients ne se fait pas sans observer bien entendu les délais de préavis si l’on était locataire de ses locaux.
Que l’on soit sous le coup d’un bail commercial ou professionnel, le congé doit être spécifié au propriétaire 6 mois avant le départ. Ce délai est diminué de moitié (3 mois) dans le cas d’un bail mixte.
Différents organismes professionnels sont à prévenir comme les préfectures, l’URSSAF, les cabinets d’assurance sans oublier bien entendu les clients et les fournisseurs. Il est recommandé de tirer parti de ce changement par le biais d’une action de communication.
Toujours vis-à-vis de la communication, il ne faudra pas oublier de changer et de mettre à jour tous les documents d’entreprise et le site internet afin d’y faire figurer la nouvelle adresse.
Un entrepreneur qui quitte des locaux doit procéder à une remise en état, pour pouvoir procéder à un état des lieux avec le propriétaire.
Mais il doit aussi voir si le nouveau local correspond bien à toutes ses attentes et celles de ses collaborateurs et ce, en amont du déménagement si cela est possible.
La structure bénéficie-t-elle d’un bon niveau d’isolation, quel est le système de chauffage : la transition énergétique touche tout aussi bien les particuliers que les professionnels et ces derniers sont sommés de réduire leur consommation énergétique.
Même si cela induit un coût (il existe des aides financières pour l’alléger), à terme, cela permettra de faire des économies. Le fait de déménager permettra peut-être de répondre à cette loi et de gagner en confort dans ce nouvel espace.
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