Apprendre à travailler en open-space en toute quiétude

3 août 2010. Dans l’histoire du management, l’organisation des espaces de travail tient une large part et soulève autant de bons principes que de polémiques. L’organisation en open-space en fait partie. Petit rappel historiographique, si les cloisons ont été abattues dans les entreprises c’était pour améliorer la communication entre employés et entre les services. Après quelques décennies de pratique, ce modèle semble s’élimer. Au lieu de stimuler la communication et les échanges, ceux ci seraient en fait minimiser du faite de la "peur de déranger".

Si le choix de l’open-space a été une question de communication, il est désormais une question de mètres carrés, les entreprises cherchant à utiliser le moins d’espace pour payer un loyer réduit.

Fatigue et baisse de la productivité : les maux de l’open-space

Si l’utilisation de l’internet haute vitesse est d’un usage silencieux, les conversations, les appels téléphoniques, et autres froissements de papier le sont moins. Aussi, pour la survie en open-space, quelques règles de savoir-vivre et de courtoisie envers autrui semblent être le moyen de rétablir le calme.

Conversations téléphoniques. Apprendre à parler à demi voix s’apprend et ne gênera pas votre interlocuteur. Pour autant, s’isoler pour les conversations impliquant de la négociation, des échanges à but stratégique ou commercial, demeure une solution à privilégier.

Politesse et respect. S’installer calmement et dire brièvement bonjour est la solution pour gérer les arrivages au fil de la matinée. Pour s’adresser à quelqu’un, être prévenant et discret dans ses interpellations reste une règle de bon sens. De manière générale, ne pas parler fort tant dans les lieux de passage que dans les parties communes est une attitude à adopter et à encourager.

Une salle de réunion à la planification efficace. Comme on l’a déjà évoqué, la salle de réunion ou des salles de travail sont indispensables pour la survie de l’équipe et la bonne poursuite des projets. Pour éviter qu’elle soit prise d’assaut, un calendrier bien tenu est utile pour tous.

Les salles de travail sont aussi indispensables pour travailler en petit comité ou se concentrer ou passer un appel. Sans réservation officielle, elles peuvent présenter un tableau sur lequel sera indiqué le temps estimé d’utilisation.

La concentration est un bien précieux en entreprise et une garantie de productivité qui l’est tout autant. Mais comme dans tout lieu social, la courtoisie et la prévenance sont les règles de base auquel s’ajoute une bonne dose d’organisation.

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